การจัดเรียงและจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ : กรณีศึกษาเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี

Abstract

การจัดเรียงและจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ : กรณีศึกษาเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี/Archival Arrangement And Description : A Case Study of Interior Section 1933-1975 Chanthaburi Group

บทคัดย่อ

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการจัดเรียงเอกสารส่วนสำนักงานจังหวัดจันทบุรี พ.ศ. 2476–2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี โดยใช้ขั้นตอนและข้อกำหนดในคู่มือการจัดหมวดหมู่และทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์ของสำนัก
หอจดหมายเหตุแห่งชาติ และการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476–2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี โดยประยุกต์ใช้มาตรฐานสากลทั่วไปในการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ ฉบับปรับปรุง ครั้งที่ 2  ISAD (G) 2^nd ed ของสภาการจดหมายเหตุระหว่างประเทศ ประชากรและกลุ่มตัวอย่าง ด้านการจัดเรียงเอกสาร คือ เอกสารแผนกมหาดไทย จำนวน 1,844 แฟ้ม และด้านการจัดทำคำอธิบายเอกสาร คือ เอกสารแผนกมหาดไทย ระดับชุดย่อยจำนวน 3 ชุดย่อย ได้แก่ ชุดย่อยระเบียบ คำสั่ง แต่งตั้ง ชุดย่อยงบประมาณ การเงิน และชุดย่อยการประชุม จำนวน 476 แฟ้ม เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยคือ 1) แบบเก็บข้อมูลการจัดเรียงเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476- 2518 2) แบบเก็บข้อมูลการลงรายการเอกสารจดหมายเหตุในการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ระดับชุดย่อย 3) แบบเก็บข้อมูลการลงรายการเอกสารจดหมายเหตุในการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518  ระดับแฟ้ม

ผลการวิเคราะห์ข้อมูลการจัดเรียงเอกสารจากแบบเก็บข้อมูลการจัดเรียงเอกสารแผนกมหาดไทย พบว่า ผู้วิจัยสามารถดำเนินการจัดเรียงเอกสารแผนกมหาดไทย ตามขั้นตอนที่ระบุในคู่มือการจัดหมวดหมู่และทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์ ของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้ครบทุกขั้นตอน โดยมีการประยุกต์การดำเนินงานเฉพาะการจัดทำปกเอกสารเท่านั้น โดยผู้วิจัยใช้ปกเอกสารเดิมนำมาประยุกต์ใช้เป็นปกของเอกสารจดหมายเหตุชุดนี้และจากการจัดเรียงเอกสารทำให้ได้บัญชีสำรวจเอกสารจังหวัดจันทบุรี แผนกมหาดไทย สามารถนำมาเป็นเครื่องมือช่วยค้นเอกสารชุดนี้ ซึ่งขั้นตอนและข้อกำหนดในคู่มือฯ เป็นการอธิบายขั้นตอนอย่างกว้างๆ ซึ่งผู้ปฏิบัติงานสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะของเอกสารที่ได้รับมอบของแต่ละหน่วยงานได้ ส่วนผลการวิเคราะห์ข้อมูลคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ จากแบบบันทึกข้อมูลการลงรายการเอกสารในการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ระดับชุดย่อยและระดับแฟ้ม พบว่าสามารถลงรายการเอกสารได้ครบทั้ง 7 ส่วน 26 หน่วยข้อมูล ตามหลักเกณฑ์ในการจัดทำคำอธิบายเอกสารของมาตรฐานสากลทั่วไปในการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ ฉบับปรับปรุง ครั้งที่ 2 (ISAD (G) 2^nd ed) และสามารถนำข้อมูลที่ได้จากการจัดทำคำอธิบายเอกสารแผนกมหาดไทย มาจัดทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารประเภทบัญชีสาระสังเขปเอกสาร คือ บัญชีสาระสังเขปเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476–2158ชุดจังหวัดจันทบุรีซึ่งสามารถช่วยผู้ค้นคว้าในการสืบค้นเอกสารได้ตรงความต้องการมากกว่าบัญชีสำรวจเอกสารเนื่องจากมีข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขตและเนื้อหาของเอกสารภายในแฟ้มและยังช่วยในการลดการใช้เอกสารต้นฉบับอีกด้วย

Abstract

This research aims to study records arrangement of Interior Section 1933–1975, Chanthaburi Province. The arrangement is conformed to methods and specifications of Manual of Classification and Finding Aids’ Creation of Textual Archives, written by the National Archives of Thailand. Also, the creation of records descriptions for the archives of Interior Section 1933–1975, collection of Chanthaburi is complied with international standard for archival description, the revised ISAD (G) 2^nd ed by International Council on Archives (ICA).

Population and sample group for records arrangement is the 1,844 files of Interior Section collection. Meanwhile, sample groups for archival descriptions are 3 sub series of Interior Section collection which are regulations and orders, financial statements, and meetings, 476 files in total.

The research tools are 1) survey of records arrangement on archives of Interior Section 1933–1975 collection 2) survey of archival description on archives of Interior Section 1933–1975 collection at sub series level and 3) survey of archival description on archives of Interior Section 1933–1975 collection at files level.

The result from analyzing the survey of records arrangement on archives of  Interior Section 1933–1975 collection shows that researcher is able to perform records arranging by following the methods in Manual of Classification and Finding Aids’ Creation of Textual Archives, written by the National Archives of Thailand. The adaptation only involved when the researcher created a cover of this archives collection by using the existing cover. Furthermore, the records arrangement results in records inventory on collection of Chanthaburi, Interior Section which can be finding aid for this collection. Although the methods and specifications are generally stated in the manual, the archivist is capable to apply and adapt them in order to arrange the records from varied public section.

Besides, the result from analyzing archival description of survey of archival description on archives of Interior Section 1933–1975 collection at sub series level and files level indicates that the researcher can completely catalogue in 7 parts and 26 fields according to international standard for archival description, the revised ISAD (G) 2^nd ed. Moreover, information from the archival description of Interior Section can be used for producing the finding aid which is list of abstract. The list of abstracts on archives of Interior Section 1933–1975, Chanthaburi collection is very useful as it is more helpful finding aid for user than the inventory list since the list of abstracts provides scope and content of archives in the collection. Also, it reduces using the original records.